Inleiding
Veel boekhoudprogramma’s laten de gebruiker dagboeken definiëren, om de mutaties in te voeren vanaf de boekingstukken. Het programma boekt dan die mutaties automatisch op de ingegeven grootboekrekeningen. (eventueel met een tussenstap die doorverwerken wordt genoemd.)
journaal in onbruik geraakt
In de ‘papieren tijd’ maakte men elke maand uit de mutaties van elk dagboek een journaalpost, aan de hand waarvan dan de grootboekkaarten werden bijgewerkt. Die journaalposten werden ingeschreven in een speciaal ’tussenboek’, dat ‘journaal’ werd genoemd. In die tijd was het grootboek slechts eens per maand ‘bij’. Men sprak daarom van de ‘maandelijkse methode’.
Een dagboek in onderstaande tabel dat nog aan een journaal doet denken, is het memoriaal, een speciaal ‘dagboek’ waarmee ‘rechtstreeks’ in het grootboek mutaties kunnen worden aangebracht.
Soorten dagboeken met aanduiding hierin opgenomen boekingstukken (liefst op nummervolgorde)
Kas- of bankboek: kasstukken of bankafschriften
Verkoopboek: aan debiteuren verstuurde facturen
Inkoopboek: van crediteuren ontvangen facturen
Memoriaal: door onszelf opgestelde journaalposten, liefst overtuigend toegelicht.
Een journaalpost is een samenhangende groep van debet- en creditboekingen waarvoor geldt dat het totaal van de debetboekingen gelijk is aan het totaal van de creditboekingen. (evenwicht)
Magazijn ontvangstenboek: geleidebonnen van binnenkomende goederen (in de praktijk zelf gemaakt)
Magazijn afgiftenboek: pakbonnen van geleverde en afgegeven goederen.
Schema van dagboeken in verband met grootboek
In nevenstaand schema wordt getoond hoe boekingstukken van een bepaalde soort worden verwerkt in een overeenkomstig dagboek, hoe uit de mutaties in de verschillende dagboeken het grootboek wordt bijgewerkt en hoe tenslotte het grootboek weer de basis is voor informatieverstrekking.